blog
Prince2 w administracji publicznej
Zmiany w sferze administracji publicznej warunkują rozwój gospodarki opartej na wiedzy. Wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań, metodyk oraz sposobów zarządzania zwanych Nowymi Usługami Publicznymi (ang. New Public Services) stanie się mechanizmem napędowym dla całej gospodarki. W oparciu o profesjonalne standardy, firmy Wola Info i CRM oferują rozwiązanie EPM (ang. Enterprise Project Management) - wsparcie narzędziowe metodyki PRINCE2®, które znajduje szerokie zastosowanie w administracji publicznej. PRINCE2® (ang. Projects In a Controlled Environments) to bazująca na procesach metodyka zarządzania projektami, która stała się standardem w Wielkiej Brytanii i zdobywa coraz większe uznanie na całym świecie. Jednakże w ujęciu geograficznym PRINCE2® największą popularność odnotowuje w Europie.
KLUCZOWE CECHY METODYKI PRINCE2® ISTOTNE DLA URZĘDU
ADMINISTRACJI PAŃSTWOWEJ I SAMORZĄDOWEJ:
Oferuje dobrze udokumentowane, spójne podejście zarządcze z bardzo mocnymi referencjami w sektorze brytyjskiej administracji rządowej i lokalnej, w firmach komercyjnych a także w polskiej administracji. Właścicielem metodyki PRINCE2® (pozostałych metodyk) jest Korona Brytyjska, reprezentowana przez Office of Government Commerce (OGC). Rozwój metodyki uwzględnia z jednej strony doświadczenia administracji brytyjskiej z drugiej zaś firm komercyjnych, które wnoszą swoje najlepsze doświadczenia biznesowe.
Administracja publiczna stosująca PRINCE2® ma dostęp do informacji metodycznych OGC (poradniki, case studies, modele zastosowań, system przeglądów audytowych Gateway Review®) niedostępny dla firm komercyjnych. Koncentruje się na celach/rezultatach (wytwarzanie produktów związane jest z konkretnymi technikami specjalistycznymi) przez co może być stosowana w skali całej organizacji dla różnych projektów (nie tylko informatycznych).
Ponadto tworzy wspólną warstwę komunikacji pomiędzy różnymi grupami zawodowymi, jest elastyczna a właściwie stosowana pozwala uniknąć „narzutów na biurokrację”. Dodatkowo metodyka pozostaje elastyczna na już istniejący w jednostce państwowej czy samorządowej dorobek narzędzi, procedur i rozwiązań. Jest elementem portfela narzędzi zarządczych OGC. PRINCE2® i posiada spójne powiązanie z innymi metodykami adresowanymi do administracji publicznej (MSP™ – zarządzanie programami na szczeblu strategicznym, MoR® – zarządzanie ryzykiem, widziane również w kontekście ładu publicznego, P3O® – tworzenie biura programów i projektów dla wsparcia/ administrowania/konsolidacji informacji o portfelu projektów w skali całej instytucji, ITIL – zarządzanie infrastrukturą informatyczną; PRINCE2® jest sugerowanym przez ITIL podejściem do zarządzania projektami), co pozwala zaplanować całościowe podejście do skutecznego zarządzania przedsięwzięciami ministerstwa/urzędu.
Jest rozpoznawalna i akceptowana przez Unię Europejską – ułatwia komunikację i zarządzanie projektami realizowanymi przy współfinansowaniu ze środków unijnych. Urzędy stosujące PRINCE2® mogą wykorzystać spójny z metodykami model referencyjny P3M3® (Portfolio, Programme, Project Management Maturity Model), który pozwala mierzyć efektywność wdrożenia i przebudowy środowiska projektowego w jednostce państwowej czy samorządowej. Metodyka PRINCE2® jest udostępniana bezpłatnie, podobnie jak jej kolejne wersje i aktualizacje – urzędy nie ponoszą z tego tytułu żadnych opłat, kosztów licencyjnych itp.
System certyfikacji jest międzynarodowy, natomiast certyfikaty wydawane polskim urzędnikom mają międzynarodowe uznanie. Metodyka i egzaminy są dostarczane w języku polskim (jest to jeden z 7 języków, na które została przetłumaczona zarówno metodyka PRINCE2® jak i pozostałe metodyki). Firmy szkoleniowe (ATO) i doradcze (ACO) – najbardziej doświadczone w tym zakresie jak Centrum Rozwiązań Menedżerskich SA (CRM SA) – są nadzorowane przez OGC, co oznacza, że nawet działając na rynku polskim muszą spełniać brytyjskie standardy i dostarczać usługi na poziomie oczekiwanym przez odbiorcę brytyjskiego. Wiedza i umiejętności trenerów oraz konsultantów są regularnie weryfikowane.
ATO w zakresie PRINCE2® (posiada pięciu Akredytowanych Trenerów), jedynym ATO mającym poza akredytacją PRINCE2® również akredytację z MSP™, Zarządzania zmianą i P30®. Dodatkowo zatrudnia jedynego w Polsce Akredytowanego Trenera metodyki M_o_R® a także jest jedynym w Polsce ACO, który dysponuje dwoma Akredytowanymi Konsultantami. Doświadczenia płynące z zastosowania metodyki PRINCE2® w organach administracji państwowej, pozwalają wysnuć następujące wnioski:
- Użycie metodyki w fazie wyjściowej wskazuje na szereg korzyści – również w przypadku zarządzania szkoleniami z metodyki PRINCE2® oraz działań prowadzących do budowy środowiska projektowego w jednostce administracyjnej.
- Osoby szkolone z metodyki powinny znać cele, które jednostka chce osiągnąć stosując metodyki PRINCE2® w projektach. Kluczowym aspektem jest uświadomienie faktu, że szkolenia z zakresu PRINCE2® to nie tylko transfer wiedzy, ale również zbudowanie fundamentu dla konkretnych umiejętności, które zostaną zweryfikowane podczas realizacji projektu. Wdrażanie metodyki musi być świadomie i aktywnie wspierane przez kierownictwo wysokiego szczebla. Szkolenie z metodyki PRINCE2® powinno być uzupełniane krótkimi warsztatami narzędziowymi, które kształtują praktyczne kompetencje/ umiejętności np. z zakresu planowania, zarządzania ryzykiem, budżetowania, zarządzania interesariuszami itp. Zbudowanie w urzędzie/organizacji samorządowej środowiska projektowego opartego na metodyce PRINCE2® wymaga „uzbrojenia” ludzi i „organizacji” w odpowiednie narzędzia informatyczne.
Dobrą platformą, która może być wykorzystana do tego celu jest EPM (ang. Enterprise Project Management) - rozwiązanie firmy Wola Info w oparciu o produkty Microsoft. Pomijając kwestie ekonomiczne (wiele urzędów ma już licencję EPM, niższe nakłady na integrację z całym środowiskiem pracy, poczty elektronicznej, wymiany danych, krótszy czas wdrożenia, uproszczenie szkoleń i obniżenie kosztów utrzymania) warto podkreślić następujące zalety połączenia PRINCE2® z EPM:
- Możliwość wczesnego organizowania inicjatyw od momentu ich zgłoszenia
- Powiązanie działań w tym zakresie pozwala wypracować mechanizmy tworzenia Zleceń Przygotowania Projektów
- Jednolity, powtarzalny i zarządzalny proces powoływania projektów do życia, alokowania do nich zasobów i środków, gromadzenia doświadczeń i eliminowania powtarzalnych błędów
- Spójna strategia zarządzania ryzykiem w projektach pozwalająca na uwzględnienie czynników ryzyka przy podejmowaniu decyzji projektowych
- EPM pozwala również na przeglądanie agregowanego ryzyka dla portfela projektów na wyższych szczeblach zarządzania. Dokumentacja ryzyka prowadzona jest zgodnie z wymaganiami metodyki PRINCE2® dla komponentu Zarządzanie Ryzykiem
- Spójna strategia zarządzania zagadnieniami projektowymi
- Rejestry zagadnień zawierają informacje wymagane przez metodykę PRINCE2® i pozwalają na zgodną z przyjętymi zasadami eskalację decyzji zarządczych oraz powiązanie zagadnień z odpowiednimi zagrożeniami w rejestrze ryzyka
- EPM umożliwia na wyższych szczeblach zarządzania przeglądanie statusów i wpływu zagadnień na realizację portfela projektów.
- Elastyczny system raportowania dostarczony przez EPM w postaci przewidzianych metodyką PRINCE2® raportów okresowych oraz raportów o istotnych odchyleniach, zapewnia sprawną dystrybucję aktualnych informacji do właściwych osób, sprawne zarządzanie komunikacją z interesariuszami oraz przeglądanie portfela projektów w różnych przekrojach – w kontekście zaangażowania/obciążenia zasobów, zaawansowania prac, realizacji produktów. Bezpośredni dostęp do danych umożliwia ocenę wykonania budżetów projektów, rozliczanie kosztów w różnych układach i prowadzenie sprawozdawczości w przypadku realizowania projektów przy zewnętrznym finansowaniu.
- EPM dostarcza efektywną platformę do budowy archiwum projektu, sprawnie zarządza dokumentacją i konfiguracją a w połączeniu z pozostałymi elementami aplikacyjnymi Microsoft tworzy wydajne i bezpieczne środowisko elektronicznej wymiany dokumentów projektowych.
- EPM wspiera strategię wdrożenia w organizacji modelu P30®, który ułatwia zarządzanie przedsięwzięciami od szczebla strategicznego po szczebel operacyjny i stanowi punkt wyjścia do budowy kompetencji zarządczych dla całej organizacji.
Wsparcie narzędziowe dla metodyki PRINCE2® to ważny element procesu wdrożenia w urzędzie nowoczesnego i skutecznego podejścia do zarządzania projektami. Oferowane przez CRM SA usługi pozwalają na realizację strategii Nowoczesnego Zarządzania Publicznego (ang. New Public Management) w oparciu o najlepsze praktyki biznesowe w tym metodyki i techniki pozwalające na realizację zadań w sposób optymalny. Ponadto przyczyniają się do ochrony inwestycji w szkolenia, podnoszenia efektywności działania urzędu oraz właściwego prowadzenia projektów istotnych dla obywateli.
PRINCE2® jest zarejestrowanym znakiem handlowym Office of Government Commerce z siedzibą w Wielkiej Brytanii PRINCE2 City Scape logo jest znakiem handlowym Office of Government Commerce z siedzibą w Wielkiej Brytanii MSP™ jest znakiem handlowym Office of Government Commerce z siedzibą w Wielkiej Brytanii M_o_R® jest zarejestrowanym znakiem handlowym Office of Government Commerce z siedzibą w Wielkiej Brytanii Swirl Logo ‘Best Practice™ jest znakiem handlowym Office of Government Commerce z siedzibą w Wielkiej Brytanii P3O® jest zarejestrowanym znakiem znakiem handlowym Office of Government Commerce z siedzibą w Wielkiej Brytanii P3M3™jest znakiem handlowym Office of Government Commerce w Wielkiej Brytanii Gateway Review™ jest znakiem handlowym Office of Government Commerce w Wielkiej Brytanii APMG jest znakiem handlowym Association of Project Management Group z siedzibą w Wielkiej Brytanii.